Logiciel de gestion pour le rugby

L'espace d'administration permet au gestionnaire de consulter, rechercher et gérer l'ensemble des contacts du club ou du centre sportif.

Toute personne interagissant avec le club est automatiquement ajoutée dans le carnet d'adresse accessible via l'espace d'administration à condition que l'utilisateur consente à être contacté.

Abonné

Un contact est considéré comme abonné dès lors qu'il possède au moins 1 abonnement actif.

Utilisateur

Un contact qui a créé un compte sur la plateforme est considéré comme un utilisateur.

Organisation

Le carnet de contacts peut contenir des joueurs, utilisateurs, abonnés mais aussi des organisations telles que : école, associations, services publics et surtout des clubs (reconnue ou non).
Les organisations peuvent regrouper une ou plusieurs personnes avec des rôles différents.

Recherche

Le gestionnaire peut trouver rapidement un contact sur base de :

• Nom
• Prénom
• Email
• Numéro de téléphone

Recherche avancée (filtres)

Plusieurs filtres sont mis en place afin de créer des segments spécifiques. Sur un segment, il est possible de d'exécuter une opération par lots (batch action)
(exemple : modification groupé, assignation à un groupe, assignation de couleur, remboursement de masse, etc...).
ou une communication de groupe
(exemple : texto, SMS, email, messagerie interne).

• Filtrer par abonnement
• Filtrer par sport
• Filtrer par date d'inscription
• Filtrer par quota disponible

Couleur

Assigner une couleur à un contact afin de rapidement le repérer dans le logiciel de gestion tel que le planning des réservations.

Les groupes

Chaque contact ou organisation peut être assigné à un ou plusieurs groupes. La distinction de chaque groupe est importante car elle permet de définir des tarifs adaptés par groupe ou des règles de réservation différentes (quota).

Synchronisation d'un utilisateur et d'un contact

Le gestionnaire peut, en amont, encoder en amont un contact pour encoder un abonnement, une réservation ou un paiement.
Ensuite, si le contact le souhaite, il peut créer un compte sur la plateforme afin de profiter des services auxquels il a souscrit.

Gérez facilement les abonnements, affiliations et les cotisations de vos membres. Les abonnements peuvent couvrir une année civile, une saison, un ou plusieurs mois, ou toutes autres durées.
Les abonnements peuvent donner accès à la location de terrain de manière exclusive ou accorder des tarifs préférentiels.

Location de terrains de rugby et/ou services exclusivement réservé aux membres

Le gestionnaire peut limiter l'accès à des services ou des infrastructures exclusivement aux membres, affiliés ou membres en ordre de cotisation.

Les membres bénéficient de services qui leurs sont réservés tels que: location de terrains, terrains spécifiquement réservé aux membres, tournoi, stage, évènements.

Tarifs préférentiels pour les membres

Les abonnés peuvent bénéficier de réservation gratuites ou de prix préférentiels pour la location de terrain de rugby ou autres services. Le club de rugby peut définir des prix pour les membres, invités ou extérieurs.

• Les abonnés de tennis bénéficient de réduction pour la location de terrain de padel.
• Les affiliés bénéficient de réduction pour l'invitation d'invité.
• Les abonnés peuvent réserver jusqu'à 2 semaines à l'avance, 1 semaine pour les autres.
• Les abonnés peuvent réserver gratuitement jusqu'à 2 sessions (60 ou 90 minutes) par semaine. Les autres réservations sont au prix plein.
• Les abonnés peuvent inviter gratuitement 1 invité par mois de manière illimitée. Les autres invités sont facturés au prix plein.

Réservation de terrains de rugby gratuites pour les membres

En général, un abonné qui rèserve un terrain avec d'autres abonnés ne paye pas la réservation si les quotas de chaque joueur le permettent.
En cas de dépassement de quota, le gestionnaire du club de rugby peut choisir de bloquer la réservation ou d'appliquer le tarif standard ou un tarif préférentiel.

• Tarif standard: 5€/personnes/heure, gratuit pour les abonnés (2 réservations maximum simultanés).
  • Pour les membres, au-delà de 2 réservations simultanés, 3€/abonnés/heure.
• 2€/h pour les membres, 4€/h pour les invités et 5€/h pour les non-membres.

Les dépassements de quotas liés aux abonnements peuvent bloquer ou non la réservation selon le mode de fonctionnement de votre club de rugby.

Proposez des abonnements combinés et multisports/activités.

• Gestion des abonnés de rugby
• Gestion des abonnements de rugby
• Gestion des adhérents de rugby
• Gestion des adhésions de rugby
• Gestion des affiliés de rugby
• Gestion des affiliations de rugby

Sport(s)

L'abonnement peut être compatible avec un ou plusieurs sports.

Terrain(s), ressources.

Séparez les terrains intérieurs de vos terrains extérieurs, optimisez et contrôlez vos infrastructures simplement.
Réservé certains exclusivement à vos membres.

Période de validité

Prédéfinissez les périodes de validité qui vous conviennent. A l'encodage de chaque abonnement, les dates de validité peuvent être personnalisées.

Nombre de bénéficiaire

Créez des abonnements personnels, de couple (duo), familiaux ou de groupe. Ces abonnements peuvent être partagés selon vos conditions.
Les quotas peuvent être partagés ou non. Des quotas différents peuvent définis pour chaque abonnement.

Moteur de recherche

Un moteur de recherche, uniquement accessible aux membres, permet de trouver ses partenaires facilement.

Suivi des paiements

Suivez facilement les paiements des abonnements et cotisations. Les abonnements peuvent être payés en une ou plusieurs fois. Invitez les utilisateurs à enregistrer un mode de paiement adapté afin que les abonnements soient honorés chaque mois, automatiquement.

Attribution

Les abonnements non personnels peuvent être partagés avec d'autres contacts, ayant un compte ou non.
Les abonnés non-utilisateurs se retrouvent à la sélection des membres durant le processus de réservation uniquement pour les autres abonnés du club (de rugby).

Les avantages pour les membres, abonnés, affiliés

Réservations gratuites

Accorder des réservations gratuites et illimitées à vos membres.
Instaurez des quotas pour que tous vos membres puissent bénéficier des infrastructures.

Quota adapté

Donnez la priorité à vos membres en leur permettant de réaliser plus de réservation que les non-membres.
Configurer des plages horaires (exemple: heures creuses) où les membres pourront réserver de manière illimitée.

Délais de réservation

Donnez la priorité à vos membres en leur permettant de réserver leurs terrains à l'avance, avant les non-membres.

Tarif préférentiel

Accordez des réservations automatique pour les membres pour chaque services du club: location de terrain, achat ou location de matériel, stage pour eux-même ou leur famille, cours particuliers, anniversaire, etc...
Permettez aux membres de jouer avec leurs amis à un tarif préférentiel.

Durée

Limité la durée de la réservation (exemple: 60, 90 ou 120 minutes) pour l'ensemble de joueurs ou une partie.

L’objectif est de permettre aux joueurs, sportifs, parents de réserver en ligne pour eux, leurs coéquipiers ou leurs enfants.
Le logiciel supporte plusieurs types de service :

Location de terrain

Mettez en ligne la disponibilité de vos terrains de rugby pour vos membres et/ou les joueurs de rugby extérieurs.
La réservation de terrain peut être limite aux membres ou aux adhérants.

Location de matériel

Les locations de matériel est un service que le club peut proposer à ses membres ou tous joueurs. La location peut être de courte durée, longue durée ou directement rattaché à une location de terrains.
Exemple: location de raquette de padel, location de balle

Vente de matériel

Les vente de matériel est un service que le club peut proposer à ses membres ou tous joueurs.
Exemple: vente de balles de rugby, consommation

Abonnement

Les abonnements peuvent donner accès à la location de terrain ou réduire le prix des services du club. . Exemple : location de terrain, location de matériel
L'utilisation de l'abonnement peut être soumis ou non à des quotas.
Les dépassements de quotas liés aux abonnement peuvent bloquer la réservation.

Adhésion & affiliation

Le fonctionnement des adhésions est très similaire aux abonnements.
Ils peuvent limités l'accès à la location de terrain, offrir des services supplémentaires ou des réductions.

Carte prépayée

Les cartes prépayés permet aux joueurs de rugby de bénéficier de tarifs avantageux tout en optimisant la trésorie du club de rugby.
exemple : 10 sessions + 2 gratuites

Accès

exemple : piscine, aquapark, skatepark, parc, stage

Réservation d'activité générique

exemple : Team building, anniversaries, stages, cours, etc...

Stages, cours

Bientôt disponible

Réserver facilement

Notre objectif est de proposer un processus de réservation rapide et éfficace. C'est pourquoi nous avons mis en place un calendrier hebdomadaire des avec les disponibilités en temps réel.
Les sportifs repèrent en un coup d'oeil les disponibilités de chaque semaine afin de croiser facilement leurs agendas avec leurs coéquipiés.

Code couleur et disponibilité en temps réel

Disponible

Au moins 2 terrains sont disponibles à la réservation sur la tranche horaire

Dernière place

Il ne reste plus qu'un terrain disponible

Complet

Il n'y a plus de terrain disponible

Processus de réservation pour un terrain de rugby

1. L'utilisateur se dirige sur la page de réservation.
   1. En recherchant l'activité sur Google (ex : location padel Mont-Saint-Guibert)
   2. Directement via votre site web, via notre module d'intégration ou un lien.
   3. Via notre moteur de recherche (exemple : rugby field rental ).
2. Selection de la plage horaire et du/des terrain(s) de rugby
   1. L'utilisateur choisit la plage horaire disponible grâce à un calendrier hebdomadaire intuitif.
   2. L'utilisateur choisit un ou plusieurs terrains de rugby disponibles.
3. Récolte des informations supplémentaires de la réservation (optionnel) telles que:
   1. L'utilisateur entre son code postal.
   2. L'utilisateur indique le nombre de joueurs.
   3. L'utilisateur indique le nombre d'étudiants, riverains ou toutes autres catégories sujettes à des adaptations de prix.
   4. L'utilisateur indique le nombre d'invités.
   5. L'utilisateur sélectionne les abonnés/membres de rugby avec qui il jouera.
4. Calcul du prix : le système calcule le prix de la réservation sur base des informations entrées précédemment.
5. Paiement de la réservation : l'utilisateur est invité à honorer la réservation à l'aide de plusieurs moyens de paiement :
   1. Paiement via carte bancaire (Bancontact)
   2. Paiement via carte de crédit
   3. Paiement avec carte prépayée
   4. Paiement sur place
   5. Paiement avec chèque sport et culture
6. La réservation est confirmée.
   1. Un email de confirmation est envoyé à l'utilisateur
   2. L'utilisateur peut consulter ses réservations de rugby à tout moment via son compte.
7. Génération des codes d'accès (en option)
   1. QR code
   2. Digipass 4 ou 6 chiffres
8. Contrôle d'accès: les joueurs utilisent leurs codes d'accès pour accéder au(x) terrain(s) de rugby.
   Les codes d'accès sont nominatifs ou unique pour la réservation. Ils sont uniquement valable pendant la durée de la réservation.
   La durée de validité est configurable (exemple: 10 minutes avant le début de la réservation et 5 minutes après)

Sélection des membres du club de rugby Réservé aux abonnés

Une fois la tranche horaire et le terrain sélectionné, le membre sera invité à choisir les autres joueurs. Un moteur de recherche, uniquement accessible aux membres, permet de trouver ses partenaires facilement.

Selon la configuration du logiciel de gestion de rugby, le quota de chaque joueur de rugby sera calculé et pris en compte.

Abonnement de rugby familiale, ou de plus d'une personne

Une personne qui est propriétaire d'un abonnement non unipersonnel (couple, duo, familial) peut choisir le premier joueur de la liste parmi les autres joueurs repris dans l'abonnement de rugby

Joueur invité

L'utilisateur peut, selon la configuration du logiciel de gestion, indiquer un ou plusieurs invités.

Recherche des joueurs de rugby

Aussi appelés "quotas de réservation", les quotas d'utilisation permettent de limiter le nombre de réservations que chaque utilisateur peut réaliser afin de permettre à un maximum de joueurs d'utiliser vos infrastructures.

Les quotas jouent aussi un rôle important dans la rentabilité de votre centre sportif ou club de rugby.

Conseil : nous préconisons d'instaurer des quotas simples au début et de les adapter selon les habitudes et les retours de vos membres. En effet, les membres peuvent très vite se sentir frustrés s'ils n'arrivent pas à jouer selon leurs envies.
Nous avons développé les fonctionnalités nécessaires pour donner priorité aux membres et adhérents de votre club de rugby.

Liste des quotas du logiciel de gestion de rugby

Quota simultané

Les utilisateurs peuvent réserver jusqu'à X réservations en mème temps.

Quota journalier

Les utilisateurs peuvent réserver jusqu'à X réservations chaque jour.

Quota hebdomadaire

Les utilisateurs peuvent réserver jusqu'à X réservations chaque semaine.

Quota semaine

Les utilisateurs peuvent réserver jusqu'à X réservations chaque mois.

Quota dernière minutes

Les utilisateurs peuvent réserver de manière illimitée jusqu'à X heures avant le début de la réservation.
C'est une fonctionnalité significative pour rentabiliser vos terrains de rugby.

Notre équipe vous assiste pour adapter le comportement du logiciel de gestion à vos besoins.
Les possibilités sont nombreuses et nous sommes à votre écoute pour configurer le logiciel selon votre mode de fonctionnement et vos habitudes.

Critères d'activation

Chaque quota peut être configuré indépendamment. Les principaux critères d'activation sont les sports et les terrains. Néanmoins, d'autres critères peuvent être pris en compte parmi les suivants:

Par sport

Définissez des règles par sport.
exemple : rugby

Par ressource

Définissez des règles par terrain ou ressource.
exemple : T1, T2, P1, P2, etc...

Plage horaire

Définissez des règles de réservation particulière pour vos heures à forte affluence.
exemple : temps de midi, après 16 heures ou 18 heures, le weekend, mercredi après-midi, etc...

Période

Adapter les règles de réservation par période.
exemple : saison été/hiver, vacances ou non, etc...

Riverain

Si vos infrastructures sont publiques, vous pouvez donner priorité aux habitants de votre commune ou municipalité.

Etudiant

En instaurant un tarif préférentiel pour les étudiants, vous pouvez aussi limiter le nombre

Information importante : Toutes les combinaisons de critères sont possibles.

Quota et compétition de rugby

Si votre club de rugby organise des compétitions pour ses membres, le gestionnaire sera mené à planifier les matchs en avance.
Les matchs de compétition peuvent être exclus des quotas.

Génération des codes d'accès (en option) QR code Digipass 4 ou 6 chiffres

QR code pour accès rugby

Outre les dispositifs sur site, à l'entrée du club ou des terrains de rugby, une application mobile est prévue pour scanner les QR code

Le dispositif utilisé pour valider les codes d’accès doit être équipé d’un appareil photo et connecté à Internet. Sans ces 2 conditions, l’exploitation opérationnelle sera impossible ou dégradée. La grande majorité des smartphones sont, à ce jour, capables de remplir ces 2 conditions.

En cas d’appareil photo défectueux ou indisponible, il sera néanmoins possible de scanner manuellement le code d’accès en recopiant celui-ci dans l’application.

Entrée autorisée

Si le code d’accès est valide et qu’il a été scanné, c’est-à-dire qu’il n’a pas été scanné auparavant, l’accès sera automatiquement accordé à l’usager.

Vérification nécessaire

Si le code d’accès est valide mais que le système détecte au moins une anomalie mineure, l’accès ne sera accordé que sur décision de l’opérateur.
Exemple : plus d’un scan enregistré pour ce code d’accès

Entrée refusée

Si le système détecte une anomalie majeure, l’entrée est automatiquement refusée. Exemple : mauvaise plage horaire ou mauvaise date ou code scanné il y a plus de 5 minutes.

Messagerie interne

Le gestionnaire peut utiliser la messagerie interne afin de diffuser gratuitement des communications auprès de son carnet de contacts.

Email

Filtrer votre carnet de contacts afin de créer une liste de diffusion pour un email.
exemple : liste des membres de rugby n'ayant pas renouvelé son abonnement.

SMS/Texo

Il est possible d'envoyer un ou plusieurs SMS/Texto aux contacts repris dans le carnet de contacts.
En utilisant son smartphone, ou tout appareil supportant la fonctionnalité, il est possible d'ouvrir l'application de messagerie avec le numéro prérempli.
Attention, tous les coûts liés aux envois de SMS/Texto sont facturés.
En Belgique : le cout est de 0,10 €/SMS.

Gérer simplement la facturation de votre centre sportif ou club de rugby.
Tout est mis en place pour que ce processus soit automatisé, clair et simple d'utilisation.

synchronisation avec le logiciel comptable

Synchroniser votre base de données des achats et des ventes directement avec votre logiciel comptable.

Réconciliation bancaire

Grâce aux nouvelles normes bancaires européennes, le logiciel est capable de recueillir vos historiques bancaires de 90 derniers jours. Cela permet, par exemple, de détecter les virements de cotisation des vos abonnés.
Le statut de leur achat est automatiquement mis à jour par le système.

Chaque transaction en ligne est prise en compte dans la comptabilité et réconciliée automatiquement.
La comptabilité en est drastiquement simplifiée: 1 seule facture par semaine pour l'ensemble de vos ventes.
Votre comptable sera ravi et vous réduirez le temps passé à la gestion de votre établissement sportif.

Le logiciel de gestion accepte des paiements en utilisant la plateforme de paiement Stripe. Plusieurs moyens de paiement sont disponibles pour l'utilisateur final.
Le gestionnaire du club de rugby ou du centre sportif choisit les méthodes de paiement disponibles pour les joueurs de rugby.

Le gestionnaire définit le prix de la location de terrains selon de nombreux critères : sport, terrain, période/saison/vacances, tranche horaire, abonné ou non, étudiant ou non, etc. Les combinaisons sont possibles.

Tarification

Il est possible d’utiliser des règles complexes telles que :

• 10€/h au prorata du nombre d’invités.
• En cas de montant à 0€, le membre est simplement invité à confirmer la réservation.

Paiement via carte bancaire (Bancontact)

L’utilisateur peut utiliser son smartphone pour scanner son QR Code ou son digipass. Sur smartphone, il peut utiliser l’application de paiement de son choix: Bancontact, Payconiq ou sa banque (ex: Belfius).

Paiement via carte de crédit

La méthode de paiement la plus coûteuse mais néanmoins très répandue.

Paiement avec carte prépayée

Les cartes prépayées vous permettent d'optimiser le cashflow du club de rugby ou du centre sportif.

Créez des offres adaptées à vos clients : offrez par exemple 2 réservations gratuites à l’achat de 10.

Paiement sur place

Vous pouvez demander aux utilisateurs de payer sur place. Cette option peut être activé pour tout le monde ou ou une partie des utilisateurs sur base de une ou plusieurs conditions. Par exemple: abonné, membre, appartenant à un groupe spécifique, etc...

Notre atout principal est notre référencement naturel. Vous bénéficiez d'une visibilité maximale sur des milliers de recherches Google.

Nous avons optimisé l'expérience utilisateur comme suit :

• Location de terrain de rugby à Charleroi
• Location de terrain de rugby à Mons
• Location de terrain de rugby à Liège
• Location de terrain de rugby à Arlon
• Location de terrain de rugby à Mont-Saint-Guibert
• Location de terrain de rugby à Anvers
• Location de terrain de rugby à Brugge
• Location de terrain de rugby à Gent
• Location de terrain de rugby à Leuven
• Location de terrain de rugby à Namur
• Location de terrain de rugby à Bruges
• Location de terrain de rugby à Mons
• Location de terrain de rugby à Mons
• Location de terrain de rugby à Mons
• Location de terrain de rugby à Mons
• Location de terrain de rugby à Mons
• Location de terrain de rugby à Mons
• Location de terrain de rugby à Mons

Règles de réservation

Les règles de réservation sont définies par le gestionnaire, et peuvent s’appliquer selon des critères prédéfinis.

• Fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.
• Par tranche horaire : heure pleine, heure creuse, temps de midi, etc.
• Par période : vacances d’été, d'hiver, etc.
• Par sport
• Par terrain
• Les combinaisons sont possibles

Tarification

• 20% de réduction pour les étudiants si la réservation commence dans les 6 heures et en dehors des heures de forte fréquentation.
• 10 € de réduction pour les réservations de plus de 2 heures.
• 5 € de réduction pour les résidents de la commune.
• Tarif spécialisé: tarif étudiant, club reconnu/non reconnu, association, école, dernières minutes, et bien d’autres !
• Carte [10 + 2] x 30 minutes éligibles sur des plages horaires spécifiques (heures creuses ou heures de pointe), cumulables ou non.
• Prix proportionnel au nombre d’abonnés ou membres :
  • 10 €/h sans membre
  • 7,50 €/h avec 1 membre
  • 5,00 €/h avec 2 membres
  • 2,50 €/h avec 3 membres
  • Gratuit avec 4 membres
• Prix par personne (5 € / personne / heure)
• Toute règle ou combinaison de prix possible.

Quota

Chaque quota peut être configuré indépendamment. Les principaux critères d'activation sont les sports et les terrains. Néanmoins, d'autres critères peuvent être prise en compte parmi les suivants :

Par sport

Définissez des règles par sport.
exemple : rugby

Par ressource

Définissez des règles par terrain ou ressource.
exemple : T1, T2, P1, P2, etc...

Plage horaire

Définissez des règles de réservation particulière pour vos heures à forte affluence.
exemple : temps de midi, après 16 heures ou 18 heures, le weekend, mercredi après-midi, etc...

Période

Adapter les règles de réservation par période.
exemple : saison été/hiver, vacances ou non, etc...

Riverain

Si vos infrastructures sont publiques, vous pouvez donner priorité aux habitants de votre commune ou municipalité.

Etudiant

En instaurant un tarif préférentiel pour les étudiants, vous pouvez aussi limiter le nombre

Information importante : Toutes les combinaisons de critères sont possibles.